• HOSTED MAIL ARCHIVER

    Wer schreibt, der bleibt -
    mit Sicherheit!

Rechtssichere Archivierung
Ihres elektronischen Briefverkehrs

Vorbei sind die Zeiten in denen abgeheftete Belege Ordner und Kisten füllten, die sich ihrerseits in Regalen stapelten, bis dann nach vielen Jahren die Ausbewahrungsfristen ausgelaufen waren. Die elektronische Datenverarbeitung komprimiert die Belegflut und lässt Aktenberge verschwinden. Sie enthebt aber keinesfalls von der Pflicht zur fristgerechten Dokumentation und rechtssicheren Archivierung aller steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle. Dabei handelt es sich nicht nur um Rechnungen und Buchungsbelege, sondern auch z.B. um E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes.

Daten-Backups sind keine Archivierung | Immer wieder hören wir von Unternehmensseite, dass dort regelmässig Sicherungskopien (Backup) wichtiger Daten erstellt werden, darunter auch von Rechnungen und Buchungsbelegen. Solche Backups sind technisch sinnvoll und stellen die Wiederherstellung des Datenbestandes nach Bedienungsfehlern, Systemabstürzen oder Schäden an der Hardware sicher. Es handelt sich dabei aber in aller Regel nicht um eine rechtssichere Archivierung von Geschäftsvorfällen, da wesentliche Anforderungen des Gesetzgebers nicht erfüllt werden.

Rechtssichere Archivierung geht weiter | Die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von Geschäftsvorfällen sind u.a. in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ sowie z.B. in den §§ 238, 257 HGB und § 147 AO festgelegt.

Die GoBD beispielsweise legen fest, dass Geschäftsvorfälle

  1. nachvollziehbar und überprüfbar (durch externe Prüfer),
  2. vollständig und richtig,
  3. zeitgerecht, ordentlich und unveränderbar aufzuzeichnen sind.

Die Lösung lautet: Hosted Mail Archiver | Die von der abakus it AG eingesetzte Archivierungslösung erfüllt die Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) und ist zertifiziert nach IDW PS 880.

  1. Geschäftsvorfälle werden vollständig archiviert, bevor die Zustellung in ein Postfach erfolgt (-> rechtssicheres Archivieren).
  2. Ein integrierter, kompatibler Auditor-Zugriff ermöglicht externe Prüfungen.
  3. Konfigurierbare System-Protokollierung für den Administrator.
  4. Zugriff via Weboberfläche für Anwender möglich.
  5. Mails und Dateianhänge können per integrierter Volltext-Suche durchsucht werden.
  6. Mailserver und Storage werden spürbar entlastet.

Hosted Mail Archiver ist kompatibel zu vielen E-Mail-Systemen,
wie z.B. Exchange 2003-2019, Office 365, G-Suite, POP3-Server uvm.

Hosted Mail Archiver – Wie kann die abakus it AG Ihnen helfen?

Wenn auch in Ihrem Unternehmen noch keine rechtssichere Archivierung von Geschäftsvorfällen umgesetzt ist, so vereinbaren Sie rechtzeitig mit Ihrem Ansprechpartner in unserem Haus einen Beratungstermin.

Interessiert? Sprechen Sie jetzt mit
Herrn Ralf Derichs
(rderichs@abakus.de)
Telefon: +49 7529 8310 176

Sonderkonditionen

Unser neues Produkt Hosted Mail Archiver erhalten Sie den ganzen Advent über zu vorweihnachtlichen Sonderkonditionen.

 
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