Hosted Mail Archiver

Allgemeine Beschreibung

Im Rahmen des Produktes Hosted Mail Archiver erfolgt eine rechtssichere Archivierung von E-Mails in unserem Rechenzentrum Bodensee-Oberschwaben. Die Mailserver unserer Kunden senden dabei jeweils Kopien von ein- und ausgehender E-Mail an den Hosted Mail Archiver. Dort werden die E-Mails indiziert und archiviert.

Kommt ein MS Exchange Server zum Einsatz, können durch nächtliche Synchronisation auch Ordnerstrukturen und Elemente (wie z. B. Kalendereinträge und Aufgaben) synchronisiert und archiviert werden. Ein ortsunabhängiger Zugriff per Outlook-Add-in, Webinterface oder App ist gewährleistet.

Durch Retention Policies werden E-Mails nach einem festgelegten Zeitraum gelöscht, der Zugriff kann weiterhin durch Verlinkung erfolgen. Dadurch werden Auslastung und Datenvorhaltung reduziert. Alte E-Mails können in das Archiv importiert werden.

Anforderungsgründe

Der Gesetzgeber fordert die rechtssichere Archivierung von Geschäftsvorfällen. Dabei handelt es sich nicht nur um Rechnungen und Buchungsbelege, sondern auch z. B. um E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes. Die rechtlichen Anforderungen hierfür sind u. a. in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ sowie z. B. in den §§ 238, 257 HGB und § 147 AO festgelegt.

Leistungen und Dienste

• Hardware (Storage, Internet)
• Software (E-Mail-Archivierung)

Bemerkenswertes

• Erfüllung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen
• Zuverlässige Erfüllung aller relevanten rechtlichen Anforderungen
• Hilfe bei der Einhaltung der EU-DSGVO
• Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
• Schutz vor Datenverlusten
• Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
• Unabhängigkeit von PST-Dateien

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